La gestión de contratos de condición permite administrar acuerdos comerciales de devolución, bonificaciones y descuentos posteriores a la venta. El contrato define quién participa, qué operaciones forman la base de cálculo, cómo se acumulan importes y cuándo se liquida al cliente mediante notas de crédito o débito. De esta forma, el sistema separa el dato operativo de ventas del ciclo de liquidación del acuerdo y mantiene trazabilidad completa.
Para qué sirve
Se utiliza para acuerdos por volumen, campañas de bonificación, objetivos por familia de productos o segmentos de clientes. Durante el período de vigencia, las ventas relevantes generan acumulaciones; al cierre (periódico o final), el sistema calcula el beneficio correspondiente y emite la liquidación contable y fiscal.
Componentes principales del contrato
- Datos del acuerdo: partes involucradas, vigencia, moneda y reglas generales.
- Criterios de selección de volumen: qué documentos se consideran (por ejemplo, facturas de ventas) y con qué filtros de organización de ventas, cliente, material, jerarquías o grupos.
- Condiciones del acuerdo: porcentajes, importes fijos o escalas por tramos.
- Calendario de liquidación: define si habrá liquidaciones periódicas (mensuales, trimestrales) y/o liquidación final.
- Control de acumulación: determina cómo se registran las provisiones durante la vigencia del contrato.
Base de volumen y acumulación
El sistema calcula la base de volumen con los documentos de facturación que cumplen los criterios del contrato y dentro del período válido. Esa base alimenta la acumulación: el sistema registra las provisiones necesarias para reflejar el compromiso del acuerdo mientras ocurren las ventas. El uso de escalas por cantidad o valor permite adaptar el beneficio al desempeño real (por ejemplo, un porcentaje mayor a partir de un umbral de volumen).
Proceso de liquidación
En la fecha planificada, la liquidación calcula el beneficio según la base acumulada y las condiciones del contrato. El resultado se materializa en documentos de liquidación que generan la nota de crédito o nota de débito correspondiente y sus asientos contables. El sistema admite liquidaciones periódicas, finales y ajustes retroactivos cuando cambian datos o se corrigen documentos fuente.
Integración y control
- Ventas: los contratos se alimentan de facturas y notas de crédito válidas para la base de volumen.
- Finanzas: las liquidaciones crean la contabilización de ingresos o gastos y compensan provisiones.
- Trazabilidad: cada contrato conserva su historial de acumulaciones, ejecuciones de liquidación y documentos emitidos, lo que facilita auditoría y conciliaciones.
Buenas prácticas
- Definir criterios de selección precisos para la base de volumen y validar casos límite (devoluciones, cancelaciones, cambios de cliente de entrega).
- Establecer un calendario de liquidación coherente con cierres contables y comunicación al cliente.
- Evitar solapamientos de vigencias entre contratos que comparten la misma población de documentos.
- Documentar responsables de mantenimiento y políticas de escalas para sostener consistencia entre campañas.
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Introducing Condition Contract Management — SAP Learning
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