Concepto en S/4HANA
En S/4HANA, el Business Partner es el objeto central de datos maestros. Todo cliente es un business partner con funciones de cliente, pero no todo business partner debe ser cliente. Esta separación permite controlar roles, vistas y dependencias sin duplicar datos. En ventas, los datos maestros impactan directamente en los documentos: determinación de condiciones comerciales, cuentas, partners y verificación de crédito, entre otros.
Aplicaciones para mantenimiento
El mantenimiento diario se realiza con la app Mantener Business Partner (Manage Business Partner Master Data). Desde allí se crean y editan socios de negocio y sus extensiones a cliente y proveedor, con búsqueda, copia y control de autorizaciones.
Relación BP ↔ Cliente mediante CVI
La Customer-Vendor Integration (CVI) sincroniza el BP con el maestro de cliente: al crear o ampliar un business partner con los roles de cliente, el sistema genera o actualiza el registro de cliente correspondiente. La recomendación oficial es alinear configuraciones de ambos mundos y utilizar rangos de numeración mapeados para mantener la correspondencia.
Qué se personaliza
- Roles del BP para cliente: se activan las vistas necesarias para contabilidad y ventas (nivel sociedad y área de ventas), definiendo responsabilidades y datos requeridos por proceso.
- Grupos de cuentas (account groups) del cliente: clasifican a los clientes y gobiernan selección de campos (obligatorio/opcional/oculto). Esta clasificación se coordina con los roles del BP para asegurar consistencia en el alta.
- Selección de campos y obligatoriedad: los campos obligatorios en el maestro de cliente deben marcarse también como obligatorios en los roles de BP relacionados; de lo contrario, la sincronización fallará.
- Partner functions: se vinculan funciones de socio (por ejemplo, solicitante, receptor de mercancía, pagador) con grupos de cuentas; esta asignación controla qué funciones son permitidas u obligatorias para cada clase de cliente.
Impacto en documentos de ventas
Al crear un documento sin referencia, el sistema lee los maestros (cliente, material, condiciones) y determina datos como términos de pago, clase de expedición, cuentas y partners según lo definido en BP y en el maestro de cliente. Cuando el documento se crea con referencia (por ejemplo, pedido desde oferta), el Copying Control decide qué campos se copian y cuáles se re-determinan. Por eso, una personalización coherente evita entradas manuales y diferencias entre documentos.
Reglas de buen gobierno de datos
- Una sola fuente de verdad: centralizar el alta y cambios en BP y sincronizar mediante CVI.
- Consistencia de campos: alinear obligatoriedad entre roles de BP y grupos de cuentas para evitar errores de sincronización y registros incompletos.
- Catálogo controlado de grupos de cuentas: usar los mínimos necesarios y documentar su propósito (retail, mayorista, exportación, etc.).
- Partner functions claras: definir qué funciones aplican por tipo de cliente y asegurar la asignación a los grupos de cuentas.
- Numeración y ampliaciones: mapear rangos de números y revisar ampliaciones antes de productivo para mantener la trazabilidad entre BP y cliente.
Flujo recomendado de configuración
- Revisar roles del BP necesarios para ventas y finanzas.
- Definir grupos de cuentas y su selección de campos.
- Alinear obligatorios entre BP y cliente (CVI).
- Asignar partner functions ↔ grupos de cuentas.
- Probar creación y ampliación en la app de BP, y validar que el cliente resultante tenga vistas completas y funcione en documentos de ventas.
✉️ Si querés conversar sobre este tema, escribime a juan@sapsdconsultant.com.
🌐 Para más información podés visitar la guía oficial en SAP.
Customizing Customer Master Data and the SAP Business Partner — SAP Learning
Manage Business Partner Master Data (app) — SAP Help
Setting Up the Customer-Vendor Integration (CVI) — SAP Learning