Los documentos de preventa permiten preparar una venta antes del pedido. En S/4HANA, los más usados son Inquiry (solicitud) y Quotation (cotización). Aportan trazabilidad e información comercial, pero no son obligatorios para ejecutar el proceso order-to-cash.
Dónde encajan en el flujo
El ciclo típico es Inquiry → Quotation → Sales Order, con navegación completa en Document/Process Flow. Los datos que registres (materiales, cantidades, precios, validez) quedan disponibles para referencia y análisis, y pueden copiarse al pedido según reglas estándar.
Qué hace cada documento
- Inquiry: recoge la necesidad del cliente sin compromiso de precio ni entrega. Sirve para calificar la oportunidad y como antecedente de la cotización. Se gestiona con apps Fiori y transacciones equivalentes.
- Quotation: propone condiciones comerciales con fecha de validez y estado de seguimiento. Desde la cotización aprobada se crea el Sales Order con referencia, heredando los datos relevantes.
Cómo pasan a pedido
Desde Manage Sales Quotations, seleccionás la oferta y generás el Sales Order. El sistema aplica las reglas de copia: partners, textos y precios se transfieren o se re-determinan según configuración. Este paso garantiza continuidad entre preventa y venta.
Monitoreo y trabajo diario
- Manage Sales Quotations y Sales Quotation (F1871) centralizan filtros, estados y KPIs de tus ofertas.
- Manage/Display Sales Inquiries permite crear y consultar solicitudes.
- Algunas organizaciones añaden workflow de aprobación para cotizaciones por encima de umbrales.
Buenas prácticas mínimas
- Validez y condiciones: definí siempre fechas de vigencia y dejá explícitos precios y términos para facilitar la referencia al pedido.
- Catálogo de tipos: usá los tipos estándar (Inquiry, Quotation) y documentá sus usos; evita variantes innecesarias. (Marco SAP Learning).
- Proceso con referencia: promové la creación del pedido desde la cotización, para conservar la cadena documental y métricas de conversión.
- Supervisión: apoyate en las apps de cotizaciones/solicitudes y, si tu negocio lo requiere, activá workflows de aprobación con reglas simples.
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🌐 Para más información podés visitar la guía oficial en SAP.
Using Presales Documents — SAP Learning
Sales Inquiries and Sales Quotations — SAP Help
Manage Sales Quotations — SAP Help/Fiori
