Para qué se usa
El procesamiento de anticipos permite acordar y cobrar pagos previos a la entrega o a la facturación final. En SAP, este proceso se gestiona con plan de facturación: en el pedido se registran una o varias fechas de anticipo, cada una con un importe fijo o un porcentaje del valor del ítem.
Cómo funciona en el pedido
El anticipo se modela dentro del billing plan del pedido o contrato. Cada fecha de anticipo define el valor a solicitar y su vencimiento. Cuando llega la fecha, el sistema genera el documento de facturación correspondiente (solicitud de anticipo) que se envía al cliente. En escenarios de contrato con milestone billing, es posible bloquear la entrega hasta que el anticipo quede pagado, según parámetros del plan.
Creación de la solicitud de anticipo
La solicitud de anticipo se emite como documento de facturación con un tipo de factura específico (por ejemplo, FAZ). Puede crearse automáticamente desde la Billing Due List o manualmente indicando el número de pedido en Create Billing Document. El sistema determina impuestos de forma estándar y, en paralelo, crea la solicitud de anticipo en Contabilidad para registrar y rastrear el cobro.
Registro del pago y compensación
Cuando el cliente paga el anticipo, Contabilidad registra la entrada con el indicador de partidas especiales para anticipos y la asigna a la solicitud correspondiente. En el flujo de documentos del pedido, la solicitud queda con estado Cleared. En la facturación final, el importe del anticipo se compensa contra el total de la factura, dejando trazabilidad entre pedido, solicitud, pago y liquidación.
Variantes habituales
- Importe fijo o porcentaje por ítem en el plan de facturación.
- Contrato con hitos que exige anticipo previo a liberar entregas, aplicando delivery blocks hasta el cobro.
- Uso de tipos de factura de anticipo estandarizados y ejecución masiva desde la lista de vencidos de facturación.
Recomendaciones operativas
- Definir el plan de facturación con fechas, valores y bloqueos alineados a términos comerciales y logística.
- Automatizar la emisión de solicitudes mediante la Billing Due List y controlar excepciones manualmente.
- Coordinar con Contabilidad el registro y la asignación del pago para que la compensación sea visible en el document flow antes de la facturación final.
- Probar el circuito completo: pedido con plan de facturación, solicitud de anticipo, cobranza y factura final con deducción del anticipo.
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