La transferencia automática de textos permite que un Text Type en el documento de ventas se complete leyendo fuentes predefinidas (por ejemplo, textos de quotation, customer master o material master) sin intervención manual. Esto se logra asignando un Access Sequence al Text Type dentro del Text Determination Procedure correspondiente.
Qué logra
- Traer a la Sales Order información relevante ya mantenida en maestros o documentos previos.
- Asegurar consistencia de textos entre oferta → pedido → entrega → factura, según las reglas de copia y determinación definidas.
Fuentes y prioridades
Un Access Sequence es una lista ordenada de accesos a Text Objects/Text Types (por ejemplo, Customer: Sales Text, Material: Sales Text, Preceding Document: Header Text). El sistema recorre esa lista y toma el primer texto que cumpla requisitos como idioma o partner role. La misma secuencia puede reutilizarse en varios Text Types del procedimiento.
Pasos de configuración
- Definir/ajustar Text Types para cabecera e ítem del documento de ventas.
- Mantener el Access Sequence con sus accesos a fuentes (origen, condiciones, idioma, partner).
- Asignar el Access Sequence al Text Type dentro del Text Determination Procedure.
- Asignar el Procedure a cabecera/ítem del tipo de documento de ventas. Estas actividades se ejecutan en el IMG: Sales and Distribution → Basic Functions → Text Control → Set Up Text Determination (transacción VOTXN).
Relación con Copying Control
Si el pedido se crea con referencia, además de la determinación por Access Sequence se aplican reglas de Copying Requirement/Data Transfer específicas para textos. Con estas rutinas se decide si un texto se arrastra tal cual, se reemplaza o se complementa durante la copia de documentos.
Ejecución en el documento
Al grabar el pedido, el sistema evalúa el Text Determination Procedure, ejecuta el Access Sequence y completa los Text Types habilitados. El usuario puede revisar y, si corresponde, editar los textos determinados en la pestaña Texts del documento.
Pruebas y verificación
- Crear una quotation con un texto de cabecera, generar el sales order con referencia y confirmar que el texto aparece según el Access Sequence.
- Probar también lectura desde customer/material master para validar prioridades.
- Documentar el resultado esperado por Text Type (origen, idioma, partner) y conservar evidencia del flujo entre documentos.
Buenas prácticas
- Reutilizar secuencias: una misma Access Sequence puede servir a varios Text Types; mantener nomenclatura y documentación.
- Especificidad ordenada: colocar primero los accesos más específicos (por ejemplo, texto de documento precedente) y luego los generales (maestros).
- Coherencia con idiomas y partners: verificar condiciones de idioma y partner role para evitar determinaciones vacías. Si se usan mensajes de control, ajustarlos en la actividad de copia para textos.
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🌐 Para más información podés visitar la guía oficial en SAP.
Customizing Automatic Text Transfer — SAP Learning
Working with Text Determination (Example) — SAP Help
